„Poslali jsme to datovou schránkou, takže je to podepsané.“ Tato věta může být v určité situaci prakticky správná – a v jiné zásadně zavádějící. Datová schránka totiž sama nepřipojuje elektronický podpis k PDF. Zákon pouze u vybraných úkonů spojuje s použitím datové schránky stejné účinky jako s písemným a podepsaným úkonem. Rozhodující je, kdo zprávu odesílá, komu je určena a o jaký úkon jde.
Tři různé věci: dokument, podpis a způsob odeslání
Při elektronické komunikaci se často směšují tři vrstvy. První je samotný dokument a jeho obsah. Druhou je podpis nebo pečeť, tedy prostředek, kterým se k dokumentu váže konkrétní osoba nebo původce a chrání se jeho integrita. Třetí je komunikační kanál – například e-mail nebo datová schránka.
Datová schránka je především zákonem upravený systém pro doručování dokumentů a provádění úkonů. Informační systém datových schránek eviduje odeslání, dodání a doručení datových zpráv a připojuje k nim údaje prokazující jejich existenci v okamžiku odeslání. To ale není totéž jako vložit do každé přílohy kryptografický elektronický podpis.
Proto je potřeba oddělit otázku „odkud a kam byl dokument odeslán“ od otázky „je tento konkrétní dokument elektronicky podepsán a kým“.
Kdy datová schránka skutečně nahrazuje podpis
Zásadní pravidlo obsahuje § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. Úkon učiněný oprávněnou osobou nebo pověřenou osobou v rozsahu jejího pověření prostřednictvím datové schránky vůči orgánu veřejné moci má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný. Výjimkou jsou případy, kdy jiný právní nebo vnitřní předpis vyžaduje společný úkon více osob.
To je velmi silný právní účinek. Jestliže například osoba učiní podání vůči úřadu prostřednictvím své datové schránky a jsou splněny podmínky § 18, není nutné jen kvůli podpisu automaticky opatřovat každou přílohu uznávaným elektronickým podpisem.
Nejvyšší soud tento mechanismus podrobně rozebral zejména v procesním kontextu elektronických podání v občanském a trestním řízení ve stanovisku pléna sp. zn. Plsn 1/2015 a používá pro něj zkratku „fikce podpisu“. Stanovisko je důležitou interpretační oporou § 18 odst. 2, jeho konkrétní závěry však nelze bez dalšího přenášet na každou hmotněprávní situaci. Přesnější je vždy vycházet především ze znění zákona: úkon má stejné účinky jako úkon písemný a podepsaný. To není technický podpis vložený do souboru.
Účinek se týká úkonu vůči orgánu veřejné moci
Právě zde vzniká nejčastější chyba. Pravidlo obsažené v § 18 odst. 2 není obecné pravidlo pro všechno, co se kdy odešle datovou schránkou. Je součástí ustanovení o provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci.
Jiný režim má soukromá komunikace mezi fyzickými, podnikajícími fyzickými a právnickými osobami podle § 18a. Aktuální znění zákona u těchto zpráv upravuje jejich dodání a doručení, včetně fikce doručení po deseti dnech, ale nestanoví zde stejné pravidlo jako § 18 odst. 2, že odeslaný úkon má automaticky účinky písemného a podepsaného úkonu.
Proto nelze bezpečně vycházet z věty „smlouvu jsme poslali z firemní datové schránky, takže je podepsaná“. U soukromého právního jednání je třeba samostatně posoudit, jakou formu zákon nebo strany vyžadují, kdo právně jednal a zda byl splněn případný požadavek podpisu. Samotná skutečnost, že zpráva odešla z určité datové schránky, tuto otázku obecně neřeší.
Ani orgán veřejné moci nemůže zaměnit odeslání za vytvoření dokumentu
Opačným směrem je třeba rozlišovat doručování dokumentu orgánem veřejné moci podle § 17 zákona č. 300/2008 Sb. od požadavků na samotný elektronický dokument.
Zákon č. 297/2016 Sb. stanoví samostatná pravidla pro podpis, pečeť a časové razítko. Podepisuje-li veřejnoprávní podepisující elektronický dokument, kterým činí úkon nebo právně jedná, použije podle § 5 kvalifikovaný elektronický podpis. Nestanoví-li jiný právní předpis jako náležitost úkonu nebo právního jednání podpis a tato náležitost nevyplývá ani z jeho povahy, ukládá § 8 veřejnoprávnímu podepisujícímu a další dotčené právnické osobě při výkonu působnosti dokument zapečetit kvalifikovanou elektronickou pečetí. Na dokument podepsaný podle § 5 nebo zapečetěný podle § 8 navazuje podle § 11 povinnost opatřit jej kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Zvláštní právní předpis může stanovit speciální režim.
Samotné odeslání dokumentu datovou schránkou proto nelze bez dalšího použít jako argument, že jsou splněny všechny požadavky na jeho vznik, podpis, pečeť nebo jiné náležitosti. Datová schránka může vyřešit doručení, ale právní předpis může současně klást samostatné požadavky na dokument, který se doručuje.
Pozor na to, kdo úkon skutečně činí
Datová schránka není anonymní e-mailová schránka. Zákon přesně vymezuje osoby oprávněné k přístupu a umožňuje také pověřit další osoby. Podle § 18 odst. 2 se účinek písemného a podepsaného úkonu vztahuje i na pověřenou osobu, ale pouze pokud byla k provádění takového úkonu pověřena.
To má praktický význam zejména u organizací, kde datovou schránku obsluhuje více zaměstnanců. Přístup k doručeným zprávám a oprávnění činit prostřednictvím schránky právní úkony nejsou nutně totéž. Rozsah oprávnění pověřených osob proto není jen technické nastavení přístupu, ale může mít přímé právní důsledky.
Další komplikace nastává, je-li příloha sama elektronicky podepsána jinou osobou. Stanovisko Nejvyššího soudu Plsn 1/2015 v procesním kontextu ukazuje, že je třeba zohlednit i podpis připojený přímo k dokumentu; nelze tedy mechanicky připsat každou přílohu držiteli datové schránky jen proto, že z jeho schránky odešla. V jiných právních situacích je však vždy nutné přihlédnout také k obsahu jednání, zastoupení a příslušné hmotněprávní či procesní úpravě.
Čtyři praktické situace
Rozdíl je nejlépe vidět na typických příkladech:
- fyzická osoba podá prostřednictvím své datové schránky odvolání správnímu orgánu: jsou-li splněny podmínky § 18 odst. 2, úkon má stejné účinky jako písemný a podepsaný;
- firma odešle jiné firmě prostřednictvím datových schránek nepodepsanou smlouvu: § 18 odst. 2 se na soukromou komunikaci automaticky nepřenáší; je nutné samostatně posoudit požadovanou formu, osobu jednajícího a případný požadavek podpisu;
- úřad odešle rozhodnutí do datové schránky adresáta: datová schránka řeší zákonný způsob doručení, ale náležitosti samotného rozhodnutí se posuzují podle předpisů upravujících jeho vydání a elektronickou podobu;
- z datové schránky je odeslán scan listiny podepsané někým jiným: samotný způsob odeslání z obrázku vlastnoručního podpisu nevytvoří elektronický podpis této osoby.
Shrnutí
Datová schránka není elektronický podpisový nástroj, který by automaticky podepisoval všechny odeslané soubory. Český zákon jí ale v přesně vymezené situaci přiznává mimořádně silný účinek: úkon učiněný za podmínek § 18 odst. 2 vůči orgánu veřejné moci má stejné účinky jako úkon písemný a podepsaný.
Tento účinek nelze mechanicky přenášet na soukromou komunikaci podle § 18a ani jím nahrazovat jiné zákonné požadavky na samotný dokument. Správná otázka proto nezní „bylo to posláno datovkou?“, ale „kdo činil jaký úkon, vůči komu, z jaké datové schránky a jaké požadavky na jeho formu stanoví konkrétní právní úprava?“.
Tento článek má informační charakter a nepředstavuje právní poradenství.