Od roku 2027 čeká vybrané instituce povinnost používat atestovaný elektronický systém spisové služby
Od 1. ledna 2027 se v návaznosti na přechodná ustanovení plně uplatní změny právní úpravy výkonu spisové služby, které se dotknou části veřejné správy a dalších veřejnoprávních institucí. Vybraným subjektům vznikne povinnost vykonávat spisovou službu výhradně prostřednictvím atestovaného elektronického systému spisové služby (eSSL).
Tato povinnost vyplývá z novely zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Změna směřuje ke sjednocení technických a bezpečnostních požadavků na informační systémy používané pro výkon spisové služby v digitálním prostředí a k ověřitelnosti jejich souladu s právními předpisy.
Kdo musí eSSL používat?
Povinnost používat atestovaný elektronický systém spisové služby se netýká všech subjektů, které vykonávají spisovou službu. Zákon ji váže pouze na okruh tzv. určených původců.
Určení původci jsou vymezeni v § 63 zákona o archivnictví a spisové službě, kde jsou jednotlivé typy subjektů výslovně uvedeny a souhrnně označeny jako „určení původci“. Patří mezi ně například:
ústřední orgány státní správy a další státní úřady,
kraje,
obce s rozšířenou působností a další zákonem stanovené obce,
veřejné vysoké školy,
zdravotní pojišťovny,
některé další veřejnoprávní instituce uvedené v zákoně.
(Uvedený výčet je zjednodušený a orientační. Posouzení, zda konkrétní subjekt má postavení určeného původce, vždy vychází výhradně z § 63 zákona a jeho systematiky.)
Určeným původcům se povinnost používat atestovaný eSSL začne uplatňovat od 1. ledna 2027, a to v návaznosti na přechodná ustanovení.
Co je elektronický systém spisové služby?
Spisová služba představuje zákonem upravený způsob nakládání s dokumenty – od jejich přijetí nebo vzniku, přes evidenci a vyřizování, až po jejich ukládání, vyřazení nebo předání do archivu.
Elektronický systém spisové služby (eSSL) je informační systém, který tyto činnosti zajišťuje v elektronické podobě. Aby mohl být systém používán určenými původci, musí projít atestací, tedy posouzením souladu s požadavky stanovenými zákonem o archivnictví a spisové službě, prováděcími právními předpisy a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.
Atestace se zaměřuje výhradně na technické, funkční a bezpečnostní vlastnosti systému. Netýká se organizačního, procesního ani personálního zajištění výkonu spisové služby; za její řádné provádění vždy odpovídá samotný původce dokumentů.
Kdo provádí atestaci?
Atestaci elektronických systémů spisové služby provádí Česká agentura pro standardizaci jako atestační středisko určené Ministerstvem vnitra, které je gestorem právní úpravy spisové služby.
Ministerstvo vnitra zároveň zveřejňuje seznam úspěšně atestovaných systémů ve svém věstníku a na svých oficiálních webových stránkách. Pouze systémy uvedené v tomto seznamu mohou být určenými původci používány k výkonu spisové služby po roce 2027.
Týká se povinnost i škol?
Ano, ale rozdílně podle typu školy a jejího právního postavení.
Veřejné vysoké školy jsou zákonem zařazeny mezi určené původce. Pro tyto instituce proto bude od 1. ledna 2027 platit povinnost vykonávat spisovou službu výhradně prostřednictvím atestovaného elektronického systému spisové služby.
Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy a základní umělecké školy nejsou samy o sobě zákonem vymezeny jako určení původci. Povinnost používat atestovaný systém se na ně tedy přímo nevztahuje, ačkoli spisovou službu vykonávají v rozsahu stanoveném zákonem.
Specifická je situace u mateřských škol a u výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování. Tyto subjekty nejsou veřejnoprávními původci automaticky pouze z titulu školského zařízení. Povinnost vést spisovou službu se u nich odvíjí zejména od jejich právního postavení a zřizovatele a dále od skutečnosti, zda vytvářejí dokumenty uvedené v přílohách č. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb. Pokud by se na tyto subjekty vztahovala povinnost používat elektronický systém spisové služby, neuplatní se na ně výjimka z atestace určená pro školy a školská zařízení.
Proč se tato povinnost zavádí?
Zákon stanoví povinnost používat atestované elektronické systémy spisové služby u určených původců jako nástroj k ověření splnění zákonných požadavků na technické řešení spisové služby.
Vysvětlujícím rámcem této změny je snaha o sjednocení technických a bezpečnostních standardů informačních systémů využívaných pro výkon spisové služby a o zajištění jejich dlouhodobé použitelnosti v digitálním prostředí. Změna se týká výhradně technického řešení spisové služby, nikoli odpovědnosti původců za její řádný výkon.
Shrnutí
Od 1. ledna 2027 budou určení původci povinni vykonávat spisovou službu výhradně prostřednictvím atestovaného elektronického systému spisové služby (eSSL).
Povinnost se vztahuje zejména na ministerstva, další státní úřady, kraje, vybrané obce a veřejné vysoké školy.
Základní a střední školy povinnost používat atestovaný systém nemají, ačkoli spisovou službu vykonávají v zákonem stanoveném rozsahu.
U mateřských škol, výchovných, ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování závisí povinnost na jejich právním postavení, zřizovateli a druhu vytvářených dokumentů podle příloh zákona.
Atestaci systémů provádí Česká agentura pro standardizaci jako pověřený subjekt, přičemž Ministerstvo vnitra je gestorem právní úpravy a zveřejňuje seznam atestovaných systémů.
Tento článek má informační charakter a nepředstavuje právní poradenství.